Stapling dokumente është një procedurë e zakonshme në mjedisin e zyrës dhe zyrës. Përkundër faktit që duket e thjeshtë, ekzistojnë rregullore të veçanta që përcaktojnë rregullat për qepjen e dokumenteve dhe ekzekutimin e tyre. Dhe këto rregulla duhet të njihen në mënyrë që dokumentet e dërguara në tender ose në arkiv të mos kthehen për përpunim dhe ndryshim të mëtejshëm.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të siguruar sigurinë e dokumenteve pas ndezjes, si dhe për të siguruar që ato të ruhen në rendin e duhur, të gjitha fletët përveç inventarit duhet të numërohen. Dokumentet paraqiten në renditje kronologjike ose alfabetike. Zarfet me fletë të mbivendosura numërohen përpara fletëve të mbivendosura. Fletët bosh përjashtohen nga rasti dhe shkatërrohen pa numëruar.
Hapi 2
Numëroni fletët e kutisë me një laps të thjeshtë nga lart poshtë, duke lënë numrat në këndin e sipërm të djathtë të secilës fletë, pa ndikuar në tekst. Numri i fotove dhe grafikëve në pjesën e pasme në këndin e sipërm të majtë.
Hapi 3
Nëse dokumentet përmbajnë ndonjë hartë të ngjitur nga disa fletë, numëroni ato si një fletë, duke treguar numrin e fletëve në ngjitje. Në fund të numërimit, shkruani një letër çertifikuese në një fletë të veçantë. Shënoni në të numrin e fletëve dhe tiparet e dokumenteve individuale, si dhe gjendjen e tyre fizike.
Hapi 4
Përveç kësaj, duhet të përpilohet një inventar për grupin e paraqitur të dokumenteve. Mos numëroni fletët e inventarit. Në inventar, shkruani emrin e dokumentit, futni datën e inventarit, një shënim që përcakton qëllimin e grupit të dokumenteve dhe gjithashtu renditni të gjitha dokumentet, duke marrë parasysh numrin e fletëve. Në fund të inventarit, futni emrin, mbiemrin dhe patronimin e krijuesit.
Hapi 5
Madhësia e mbulesës së secilës rast duhet të jetë 229x324 mm. Në fletën e parë dhe të fundit të kutisë, ngjitni shirita të kartonit të hollë para se të qepni. Një kabllo kalon nëpër këto shirita. Përdorni ngjitës silikat për të përfunduar rastin.
Hapi 6
Në skajin e majtë të kufijve, pa prekur fushën e tekstit, bëni tre vrima me një gafë ose një vrimë vrima në mënyrë simetrike përgjatë tërë lartësisë së fletës, në një distancë prej 3 cm nga njëra-tjetra. Për qepje, përdorni fije qepëse ose spango banke dhe një gjilpërë për qepje.
Hapi 7
Qepni dokumentin dy herë për të siguruar që kompleti është i fortë. Tërhiqni skajet e fijes nga vrima qendrore në anën e pasme të fletës së fundit dhe lidhni ato në një nyjë. Ngjitni një afishe në kutinë me një mbishkrim sigurues, vuloseni atë dhe mbyllni montimin.
Hapi 8
Lërini skajet e fijeve të lira. Etiketa e çertifikimit duhet të ketë një nënshkrim të qartë dhe të lexueshëm të menaxherit dhe vulën e organizatës.