Qëllimi kryesor i ngjarjes është të sigurojë informacion për pjesëmarrësit ose të fitojë përvojë të caktuar nga pjesëmarrësit. Një ngjarje ideale është si një sahat - gjithçka shkon në një sekuencë të rreptë, veprimet e organizatorëve janë të koordinuara dhe nuk shkojnë jashtë harmonisë me njëri-tjetrin. Ky është rezultat i planifikimit dhe përgatitjes, i cili zakonisht zgjat disa muaj.
Është e nevojshme
- - një staf prej të paktën pesë të punësuarve
- - buxheti për ngjarjen
Udhëzimet
Hapi 1
Para së gjithash, përcaktoni qëllimin dhe temën e ngjarjes. Mbi bazën e kësaj, e gjithë skema e mëtejshme e ngjarjes do të ndërtohet. Qëllimi i ngjarjes përcakton qasjen e marketingut dhe audiencën e synuar së cilës i kushtohet ngjarja.
Hapi 2
Vendosni për një vend për ngjarjen. Vendi duhet të varet nga qëllimi i ngjarjes dhe nga numri i pjesëmarrësve, si dhe nga skenari i pritur i ngjarjes. Shtë e rëndësishme të kujdeseni për shërbimin e mysafirëve. Merrni parasysh disa opsione dhe zgjidhni raportin më optimal të cilësisë së çmimit.
Hapi 3
Promovoni ngjarjen në mënyrë aktive. Fushata reklamuese duhet të fillojë një muaj e gjysmë para fillimit të ngjarjes dhe të përfundojë një muaj para. Paralelisht me të, procedura e "thirrjeve të ftohta" për të ftuar mysafirë në një ngjarje është e arsyeshme. Të gjitha operacionet për formimin e listave të pjesëmarrësve duhet të përfundojnë maksimumi një javë para ngjarjes.
Hapi 4
Përdorni ndihmën e sponsorëve ose personaliteteve. Kjo jo vetëm që do të forcojë lidhjet tuaja të biznesit, por gjithashtu do t'i japë një status të caktuar ngjarjes tuaj. Caktoni kohë që këta individë të flasin, mundësisht në fillim të ngjarjes.
Hapi 5
Shpërndani përgjegjësitë midis stafit të përfshirë në koordinimin e veprimtarisë. Të gjithë duhet të njohin qartë rrethin e tyre të përgjegjësisë dhe ngjarjet që duhet të kontrollojnë. Nuk duhet të ketë njolla të bardha, të gjithë duhet të kenë udhëzimet e tyre në formë të shtypur dhe t'i njohin ato përmendësh.
Hapi 6
Një ditë para seminarit, është e nevojshme të udhëzohet përsëri personeli që kryen aktivitete koordinuese në këtë ngjarje. Në ditën e ngjarjes, të gjithë koordinatorët duhet të paraqiten të paktën një orë para fillimit të ngjarjes.
